Am 5. März hat das Bundesministerium der Finanzen ein BMF-Schreiben veröffentlicht, welches die bislang offenen Fragen zu umsatzsteuerlichen und lohnsteuerlichen Aspekten, u.a. zum Frühstück, weitestgehend beantwortet.

1.     Wie muss das Frühstück bei der Rechnungsstellung ab 1. Januar 2010 gehandhabt werden?

                        Nach dem Willen des Gesetzgebers wird der reduzierte Mehrwertsteuersatz von sieben Prozent nur auf die reine Beherbergungsleistung angewandt. Nebenleistungen wie das Frühstück sind zum vollen Mehrwertsteuersatz abzurechnen. Seit dem 1. Januar 2010 muss das Frühstück also auf Hotelrechnungen gesondert ausgewiesen werden. Eine Pauschalrechnung, die die Übernachtung inklusive Frühstück beinhaltet, kann nur noch in Ausnahmefällen (Kleinbetragsrechnung) ausgestellt werden.

2.     Was ist mit dem Frühstück für Geschäftsreisende?

            Nach der Rechtslage bis zum 31. Dezember 2009 konnten Dienstreisende im Rahmen der Reisekostenabrechnung bei Vorliegen einer Pauschalrechnung (Übernachtungspreis inklusive Frühstück) die Kosten  abzüglich eines Eigenanteils von 4,80 Euro für das Frühstück vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet bekommen. Wenn das Frühstück jedoch gesondert ausgewiesen wird, besteht die Möglichkeit des pauschalierten Abzuges von 4,80 Euro nicht mehr. Mit der Mehrwertsteuersenkung alleine auf Beherbergungsleistungen kann das Frühstück nicht mehr pauschal mit der Übernachtung in Rechnung gestellt werden. Das gilt auch, wenn sogenannte Kleinbetragsrechnungen ausgestellt werden, in denen lediglich eine Aufsplittung der Mehrwertsteuersätze erfolgt.

Diese Frühstücksproblematik war Gegenstand zahlreicher Beschwerden der Wirtschaft und ihrer dienstreisenden Mitarbeiter. Wir freuen uns, dass nunmehr das seit Jahresbeginn erwartete BMF-Schreiben vorliegt, und für die Frühstücksproblematik Lösungen bereit hält.

3.     Mit „Business-Paket“ weitere Anwendbarkeit der 4,80-Euro-Regelung für Dienstreisende sichergestellt

Die Zulässigkeit der Business-Pakete ergibt sich aus der grundsätzlichen Möglichkeit, dass mehrere Leistungen, die demselben Mehrwertsteuersatz unterliegen, als Rechnungsposten zusammen gefasst werden können.

Wenn neben dem Frühstück andere Leistungen, die ebenfalls dem allgemeinen Steuersatz von 19 Prozent unterliegen, wie zum Beispiel Internetzugang oder Zugang zu Kommunikationsnetzen, in einer Pauschale (Paketpreis) in der Rechnung ausgewiesen werden, ist der Preis für das Frühstück anhand der Rechnung nicht mehr ersichtlich. Dann kann der Dienstreisende im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung weiterhin für das Frühstück 4,80 Euro in Abzug bringen. Die in dem Paket neben dem Frühstück angebotene Leistung darf allerdings nicht zur Vermutung Anlass geben, dass diese Leistung privaten Zwecken des Dienstreisenden dient (etwa Pay-TV, private Telefonate, Massagen).

Aus Vereinfachungsgründen wird es – auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs des Leistungsempfängers – nicht beanstandet, wenn folgende in einem Pauschalangebot enthaltene nicht begünstigte Leistungen in der Rechnung zu einem Sammelposten (z. B. „Business-Package“, „Servicepauschale“) zusammengefasst werden und der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen wird:

- Abgabe eines Frühstücks

- Nutzung von Kommunikationsnetzen

- Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice

- Transport zwischen Bahnhof / Flughafen und Unterkunft

- Transport von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs

- Überlassung von Fitnessgeräten - Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen 

Bei der Bildung sogenannter Paketpreise müssen die im Paket enthaltenen Leistungen entweder in einem Klammerzusatz angegeben, oder an anderer Stelle der Rechnung erläutert werden.

4.     Zulässig wäre beispielsweise:

- Business-Paket (Frühstück und W-Lan-Nutzung), oder

- Business-Paket (Frühstück und Ortsgespräche), oder

- Business-Paket (Frühstück und Nutzung Business-Center), oder

- Business-Paket (Frühstück und Nutzung Büro-Kommunikation/Kopierer des Hotels)

Möglich ist auch, als Rechnungsposten lediglich „Business-Paket“ anzugeben, wenn an anderer Stelle auf der Rechnung erläutert wird, welche Leistungen vom Business-Paket umfasst sind. 

Hinter dem Rechnungsposten „Business-Paket“ sollte ein * gesetzt werden, der dann beispielsweise am Ende der Rechnung erläutert wird. Beispielsweise:

Business-Paket*:  15,- Euro

wenn an anderer Stelle erläutert wird:

Im Business-Paket enthalten sind das Frühstück und die Nutzung der Kommunikationsmittel

5.     Weitere Leistungen, die neben dem Frühstück in einem Business-Paket oder einer Servicepauschale hinzukommen können, sind:

- Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice

- Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft

- Transport von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs

- Überlassung von Fitnessgeräten  Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen

Es wird gemäß des BMF-Schreibens nicht beanstandet, wenn der auf die Leistungen des Business-Paketes entfallende Entgeltanteil mit 20% des Pauschalpreises angesetzt wird.

NICHT zulässig sind Paketlösungen, in denen Leistungen enthalten sind, die den Anschein erwecken, privaten Zwecken zu dienen, wie beispielsweise Pay-TV, Massagen, Ferngespräche, Mini-Bar etc. Wichtig und unbedingt zu beachten ist, dass die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt sein muss.

6.     Anwendung des Sachbezugswertes für das Frühstück bei Dienstreisenden möglich

Bislang galt, dass der Arbeitgeber vor Antritt der Dienstreise schriftlich das Frühstück für den Arbeitnehmer im Hotel bestellen, und sich dies schriftlich vom Hotel bestätigen lassen musste. Dann konnte für das Frühstück unter lohnsteuerrechtlichen Gesichtspunkten der Sachbezugswert (in 2010: 1,57 Euro für ein Frühstück) angesetzt werden. Das heißt, dass dem Arbeitnehmer lediglich 1,57 Euro zufließen, die sich der Arbeitnehmer von seiner Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung abziehen muss. Der Arbeitgeber trägt in diesen Fällen die Kosten für das Frühstück. Durch den Abzug von 1,57 Euro bei der Reisekostenabrechnung fällt keine Lohnsteuer an.  

Hinsichtlich der Voraussetzung, dass zwingend der Arbeitgeber das Frühstück für den Arbeitnehmer bestellen muss, gibt es nun Vereinfachungsregelungen.

Danach ist es nicht zu beanstanden, wenn der Arbeitnehmer selbst die Übernachtung und das Frühstück bucht. Die weiteren Voraussetzungen, damit eine durch den Arbeitnehmer gebuchte Übernachtung mit Frühstück als vom Arbeitgeber veranlasst gesehen wird, betreffen die Art der Buchung (z.B. über das elektronische Buchungssystem des Hotels, bei spontanen Einsätzen Buchung des Hotels auch direkt durch den Arbeitnehmer möglich). 

7.     Wichtig und unbedingt zu beachten ist, dass die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt sein muss.

8.     Beachte:

Klären Sie mit Ihren geschäftsreisenden Gästen, ob diese in ihrer Firma auf der Basis des Business-Pakets die 4,80 Euro-Regelung anwenden oder nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (Sachbezugswert) ihre Reisekosten abrechnen.